10 mejores apps de organización que debes probar en 2025

Para escribir esta entrada de blog, he probado las versiones gratuitas de algunos de los mejores programas de organización y he elaborado una lista de las 10 mejores aplicaciones que deberías probar en 2025.

Cada aplicación de esta lista se centra en diferentes aspectos de la organización, por lo que voy a destacar para qué es mejor cada aplicación y cómo sus características específicas pueden ayudarte a organizar mejor tu vida y aumentar tu productividad general.

En esta lista, encontrarás aplicaciones adecuadas tanto para organizar tus tareas privadas como laborales, así como una guía rápida sobre cómo elegir el mejor software de organización para tus necesidades específicas;

Así que, ¡sigue leyendo!

#1: Todoist - lo mejor para crear cualquier tipo de listas de tareas

Poco después de descargar Todoist, me di cuenta de por qué se encuentra entre las aplicaciones de organización más populares: navegar por esta aplicación es muy fácil.

Tienes una visión general de todas tus tareas en la sección Bandeja de entrada, mientras que las tareas actuales y futuras se muestran en la sección Hoy y Próximas del espacio de trabajo.

Me gusta que esta aplicación no te abrume con opciones y botones accesorios. En su lugar, simplifica la gestión de tareas ofreciendo unas pocas funciones esenciales que realmente utilizarás, entre las que se incluyen:

• Descripciones de tareas, 
• Subtareas, 
• Prioridades de tareas, y 
• Etiquetas de tareas.

Todoist también proporciona una opción de seguimiento de proyectos con vistas de Tablero y Lista, junto con un montón de plantillas. Sin embargo, para el seguimiento de proyectos más complejos, me quedo con software de gestión de proyectos;

Todoist es, como su nombre indica, más adecuado para las listas de tareas pendientes y realizar un seguimiento de las tareas cotidianas simples, tales como:

• Listas de la compra,
• Citas, y 
• Reuniones.

Si quieres aumentar tu productividad diaria y te gustan los retos, probablemente te guste la función Tu productividad. Esta función te permite acumular "karma positivo" al alcanzar objetivos, como lograr rachas de tareas completadas.

Qué hay de nuevo: En octubre de 2023, Todoist anunció una carga más rápida, un desplazamiento más suave con la "virtualización" de la lista de tareas, y la nueva opción de seguir el progreso con tareas completadas siempre visibles. Además, ahora puedes cambiar rápidamente entre diseños de proyecto con un nuevo diseño de menú.

Disponible para: Web, macOS, Windows, Android, iOS, Apple Watch, Wear OS, Linux.

Planes de ToDoist	Precios de ToDoist
Principiante	Gratis
Pro	5 $ al mes*.
Empresas	8 $ por socio/mes*.

*Facturación mensual

#2: Apple Recordatorios - lo mejor para crear recordatorios

Para aquellos que busquen una aplicación sencilla de Apple para organizarse, probablemente les gustará Recordatorios de Apple.

Su principal ventaja es que no es sólo una lista de tareas, sino también una aplicación que incorpora un sistema de "alarma". Así, por ejemplo, aparecerá una notificación seguida de un sonido en la esquina superior derecha de la pantalla poco antes de las reuniones programadas.

 Además de ser una gran herramienta de recordatorios, Recordatorios de Apple también sirve como lista de comprobación con un diseño minimalista y simplista, característico de todos los productos de Apple. Personalmente, utilizo Recordatorios para las tareas de trabajo, ya que me ayudan a organizar mis tareas de forma transparente mediante la adición de todos los detalles necesarios de la tarea, tales como:

• Fecha, 
• Hora, 
• Enlace y
• Etiqueta.

Otra ventaja es la posibilidad de configurar ciertas tareas para que se repitan siempre en días concretos, lo que ahorra tiempo a la hora de volver a introducir información para tareas recurrentes.

Lo mejor es que, con iCloud, puedes acceder a Apple Reminders desde todos tus demás dispositivos, incluidos el iPhone, el iPad y el Apple Watch, y mantenerlos sincronizados. 

Sin embargo, la sencillez de esta aplicación puede no ser suficiente para las personas que manejan una gran cantidad de tareas y reuniones, ya que su lista de control puede llegar a ser demasiado abarrotada de tareas, haciendo que la organización sea mucho más complicada.

Novedades: Con iOS 17 y macOS Sonoma, Recordatorios de Apple ofrece una nueva función de "recordatorio anticipado" que te permite establecer un recordatorio anticipado antes de la fecha límite real. Además, puedes organizar mejor tus tareas añadiéndolas en Secciones.

Disponible para: Apple Watch, iPhone, iPad y Mac.

Precios: Gratis

💡 Consejo Pro de Guugle

Recordatorios de Apple también está en nuestra lista de apps de planificación diaria. Echa un vistazo a cómo se compara con otras herramientas de la categoría:

• 18 mejores apps de planificación diaria para una mayor productividad

#3: Plaky - la mejor para organizar proyectos en una vista de tabla

Si sientes que tu trabajo necesita una mejor organización, definitivamente deberías echar un vistazo a la herramienta de gestión de proyectos Plaky;

Plaky ofrece todas las funciones que necesitarás para agilizar tu organización, y es especialmente adecuada para pequeñas empresas. Con esta app, tendrás acceso a toda la información importante de un proyecto en una tabla, en un solo lugar y en tiempo real.

Plaky es una app de organización altamente personalizable, lo que significa que puedes utilizarla para organizar cualquier tipo de proyecto. Mi consejo es partir de una plantilla de gestión de proyectos ya existente en Plaky y luego ajustarla sobre la marcha, ya que las plantillas te ahorrarán mucho tiempo y te evitarán tener que empezar todo desde cero;

Si eres un tipo visual, apreciarás especialmente el atractivo diseño de Plaky y el hecho de que puedes codificar por colores prácticamente todo lo que haces en Plaky;

Con el plan gratuito de Plaky, disfrutarás de las siguientes características:

• Usuarios ilimitados
• Tableros de proyecto ilimitados, y
• Hasta 6 campos por tablero.

Novedades: A principios de 2025, los usuarios de Pro y Enterprise recibieron una nueva vista para organizar visualmente las tareas - Vista Gantt. Aunque los diagramas de Gantt suelen asociarse a proyectos grandes y complejos, incluso las pequeñas empresas pueden hacer un buen uso de ellos como herramienta para secuenciar tareas y evitar solapamientos.

Disponible para: Web, iOS, Android.

Planes de Plaky	Precios de Plaky
Plan gratuito	$0
Pro	3,99 $ por usuario/mes*.
Empresa	8,99 $ por usuario/mes*.

*Facturación anual

#4: Trello - lo mejor para organizar tareas al estilo Kanban

Trello es una de las aplicaciones más populares para la gestión de tareas basada en Kanban;

Dentro del espacio de trabajo de Trello, puedes organizar tus proyectos en las siguientes 3 unidades: 

• Tableros, 
• Listas, y 
• Tarjetas.

Trello es fácil de navegar y te permite mover tus listas y tarjetas por el tablero simplemente arrastrándolas de un lugar a otro;

Las tarjetas en Trello representan las unidades organizativas más pequeñas, es decir, sus tareas. Puede añadir cualquier información adicional a sus tareas, incluyendo:

• Descripción,
• Etiquetas,
• Fechas,
• Archivos adjuntos, y mucho más.

Esta herramienta está pensada para proyectos más sencillos, ya estén relacionados con tu vida privada o con el trabajo.

Sin embargo, si quieres mejorar la organización de proyectos más complejos, probablemente querrás echar un vistazo a alguno de los software de gestión de tareas más avanzados;

Qué hay de nuevo: En abril de 2023, Trello anunció que los usuarios autorizados ahora pueden gestionar el almacenamiento de los Power-Ups desactivados (complementos que son similares a las integraciones). Así, cuando un usuario autorizado deshabilita un Power-Up de tablero(s) de Trello, puede elegir borrar el almacenamiento a nivel de tablero como parte de esa acción.

Disponible para: Web, macOS, Windows, iOS, Android.

Planes de Trello.	Precios de Trello
Plan gratuito	$0
Estándar	5$ por usuario/mes*
Premium	10 $ por usuario/mes*.
Empresa	Depende del número de usuarios

*Facturación anual

#5: Calendly - lo mejor para programar reuniones de negocios 

Calendly es una aplicación de calendario en línea diseñada para personas con una apretada agenda repleta de reuniones y citas en línea.

Solo tienes que activar Calendly a través de tu cuenta de Google y vincularlo a tu calendario de Google;

Se le pedirá que introduzca una URL deseada, que permite a cualquier persona que desee programar una reunión con usted para acceder a su calendario y elegir un espacio de tiempo disponible.

Dentro del espacio de trabajo de Calendly, puede realizar acciones como: 

• Añadir diferentes tipos de eventos (por ejemplo, una reunión de 30 minutos), 
• Acceder a su horario, o 
• Ajustar la disponibilidad;

La mayor ventaja de utilizar esta aplicación es que evitará las reservas dobles en su calendario. Evitará la molestia de tener que intercambiar mensajes para coordinar la disponibilidad. En su lugar, los demás podrán acceder rápidamente a tu disponibilidad y alinearla con sus propios calendarios;

Además, Calendly ofrece integración con servicios de videoconferencia como Google Meet o Zoom.

Sin embargo, si buscas mejorar tu organización general, probablemente necesitarás herramientas de productividad adicionales, ya que Calendly se centra únicamente en las reuniones.

Novedades: Calendly ha anunciado el despliegue de varias actualizaciones para mediados de diciembre de 2023, incluyendo una nueva barra lateral, tipos de eventos y ajustes de disponibilidad. Con estas actualizaciones, ahora podrás navegar rápidamente por la barra lateral, editar eventos y previsualizar tu página de reservas. En los nuevos ajustes de disponibilidad, encontrarás y establecerás los horarios predeterminados, las horas específicas de la fecha y los días festivos.

Disponible para: Web, iOS, Android

Planes de Calendly	Precios de Calendly
Plan gratuito	$0
Estándar	10 $ /asiento/mes
Equipos	16 $ /asiento/mes
Empresa	A medida

#6: Google Calendar - lo mejor para el seguimiento de eventos en una vista de calendario

Para aquellos que prefieren tener una visión general de calendario de sus tareas y eventos, Google Calendar es una solución perfecta go-to. 

Basta con abrir el calendario, introducir nuevas tareas y eventos y previsualizar los próximos.

Google Calendar tiene una interfaz sencilla que te permite cambiar entre 3 vistas:

• Mes, 
• Semana, y 
• Vista por días.

Otra ventaja es que los eventos de Gmail se añaden automáticamente al calendario.

Me gusta especialmente que esta herramienta te permita crear varios calendarios, para que puedas separar las tareas de trabajo de las privadas, lo que hace que la organización general sea mucho más transparente. 

Sin embargo, si actualmente no tienes una cuenta de Gmail, no podrás utilizar Google Calendar, ya que forma parte de Google Workspace. 

Novedades: En octubre de 2023, Google anunció nuevas funciones de programación de citas que te permiten gestionar tu disponibilidad y permitir que clientes y socios reserven tiempo contigo directamente en Google Calendar a través de una página de reservas personal.

Disponible para: Web, Android, iPhone, iPad, Wear OS.

Precios: Gratis

#7: Google Keep - la mejor para llevar un registro de varias tareas diarias

Google Keep es una aplicación de organización ligera excelente para tomar notas de varias formas, especialmente en tu teléfono, incluyendo: 

• Listas de comprobación, 
• Notas de audio, 
• Imágenes, o 
• Dibujos.

Tiene una interfaz visualmente atractiva y te permite añadir fondos creativos y etiquetas a tus notas, haciendo que tu espacio de organización sea creativo y divertido. 

También puede establecer recordatorios a cualquiera de sus notas, así que no se preocupe por olvidar ninguno de sus planes. 

Además, si te gusta llevar tus notas siempre contigo, puedes descargar la aplicación móvil Google Keep. Con la aplicación móvil, puedes grabar notas de audio cuando estés fuera de casa y, cuando te llegue la inspiración, puedes añadir rápidamente una nota en forma de dibujo;

Si necesitas compartir tus notas con alguien, puedes añadir colaboradores que puedan acceder a tus notas en tiempo real. Además, me gusta utilizar Google Keep y Google Docs juntos, ya que me permite resaltar cualquier parte de mi documento y guardarlo en Keep.

Novedades: En agosto de 2023, Google Keep anunció el despliegue de opciones de formato de texto que incluyen, negrita, cursiva y un par de tamaños de encabezado. Además, la nueva función de historial de versiones ahora te permite acceder a todas las versiones anteriores de tus notas.

Disponible para: Android, iOS, Web

Precios: Gratis 

#8: Evernote - la mejor para manejar notas relacionadas con el trabajo

Si eres alguien que asiste a muchas reuniones o maneja una cantidad significativa de información en el trabajo, es probable que te beneficies de una aplicación para tomar notas como Evernote.

Esta herramienta también es estupenda para organizar ideas, ya que te permite añadir varios tipos de notas, entre las que se incluyen: 

• Grabaciones,
• Fotos,
• Contenido web o
• Tus propios bocetos.

Para una mejor organización, puedes organizar todas tus notas en secciones, llamadas "cuadernos".

Si descargas la aplicación de Evernote para Mac o Windows, también podrás tomar notas sin conexión y exportar una copia de cualquier nota guardándola en tu ordenador como PDF.

Sin embargo, la mayor desventaja de Evernote es que necesitas contratar un plan de pago si quieres añadir fechas de vencimiento o recordatorios a tus tareas. Además, el almacenamiento con el plan gratuito está limitado a un máximo de 60 MB de cargas mensuales.

Qué hay de nuevo: Evernote ha anunciado recientemente una interfaz de usuario mejorada, una nueva barra lateral plegable y "Espacios" en Evernote Business.

Disponible para: Web, Mac, Windows, iPhone, iPad, iPod Touch, Android.

Los planes de Evernote	Precios de Evernote
Plan gratuito	$0
Personal	14,99 $/mes*
Profesional	17,99 $/mes*.

*Pago mensual

💡 GUUGLE PRO TIP

Echa un vistazo a esta entrada de blog para leer una revisión más detallada de Evernote en comparación con Notion, otra app de productividad integral:

• Notion vs Evernote: qué app elegir.

#9: Clockify - la mejor para controlar cómo empleas tu tiempo

Si a menudo sientes que el día es demasiado corto para todas las actividades que has planeado, una herramienta de seguimiento del tiempo debería ayudarte a obtener una mejor visión general de dónde va tu tiempo.

Una vez que entiendas mejor tu tiempo, podrás empezar a organizarlo adecuadamente.

Puedes utilizar Clockify tanto para el trabajo como para tu vida privada. Usted puede seguir fácilmente el tiempo de 2 maneras:

• Poniendo en marcha un temporizador, o
• Introduciendo el tiempo manualmente;

Además, puede clasificar todas las actividades en categorías denominadas proyectos.

Con las funciones de panel de control e informes, puedes analizar tu tiempo en profundidad y obtener una visualización del tiempo empleado en tareas concretas.

Novedades: En octubre, Clockify añadió un temporizador a la vista de lista de tareas en la integración con ClickUp. Además, la redirección desde el dispositivo Android a la aplicación web aplica el intervalo de fechas actual y el filtro dentro de la función Informes y mucho más.

Disponible para: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

Planes de Clockify	Precios de Clockify
Plan gratuito	$0
Básico	3,99 $ por usuario/mes*
Estándar	5,49 $ por usuario/mes*
Pro	7,99 $ por usuario/mes*
Empresa	11,99 $ por usuario al mes

*Facturación anual

#10: Pocket - lo mejor para organizar listas de lectura para más tarde

La herramienta Pocket te permite guardar rápidamente para más tarde un artículo o vídeo que no tengas tiempo de leer o ver en ese momento.

Haciendo clic en un botón de extensión que aparece en la esquina superior derecha de la barra de herramientas, Pocket te ofrece la opción de guardar distintos tipos de contenido, entre ellos:

• Vídeos,
• artículos y
• fotos.

Más tarde, podrás acceder al espacio de trabajo de Pocket y navegar por todos tus contenidos guardados que se encuentran en la sección "Guardados";

Para encontrar fácilmente el contenido que buscas, puedes filtrarlo por categorías, por ejemplo:

• Favoritos,
• Artículos, o 
• Vídeos.

La interfaz de Pocket es muy fácil de usar y aprendí rápidamente a utilizarla. Además, la aplicación es genial si consumes mucho contenido en línea, ya que te ayudará a guardar algo que de otro modo olvidarías;

Sin embargo, si eres un consumidor medio de contenidos, no veo por qué no puedes utilizar la opción Marcadores, ya que también ofrece la posibilidad de organizar los marcadores en diferentes carpetas según las categorías que elijas.

Novedades: Desde mayo de 2023, Pocket ha desplegado una nueva experiencia móvil y web para que te resulte más fácil encontrar historias y temas de tu interés. Además, Pocket ha introducido una nueva función llamada "Listas", que simplifica la organización de tus contenidos guardados.

Disponible para: Web, iOS, Android, Mac.

Planes de Pocket	Precios de Pocket
Plan gratuito	$0
Premium	5 $/mes o 45 $/año

¿Cómo elegir la mejor app de organización para ti?

Elegir la mejor app de organización para ti empieza por analizar qué es exactamente lo que necesitas mejorar;

En primer lugar, defina qué aspecto de su vida desea organizar, ya sea su vida laboral o su vida privada;

En segundo lugar, especifique qué le impide estar bien organizado. Aquí tienes algunas preguntas que pueden ayudarte: 

• ¿Pierde tiempo en actividades innecesarias cuando podría estar haciendo algo más productivo?
• ¿Pasa demasiado tiempo en el trabajo mientras su vida privada se resiente? 
• ¿Se olvida a menudo de comprar algo cuando va a hacer la compra? 
• Manejas demasiada información en el trabajo?
• ¿Gestionas varios proyectos al mismo tiempo?

Una vez que hayas especificado qué áreas te causan más problemas, puedes elegir la aplicación de organización adecuada para ayudarte a organizar esas áreas específicas;

Aquí tienes una tabla que puede ayudarte a elegir la mejor app según tus necesidades organizativas específicas: 

Varias necesidades organizativas	Aplicaciones de organización adecuadas
Establecimiento de prioridades, gestión de tareas	ToDoist, Recordatorios de Apple
Gestión de uno o varios proyectos de trabajo	Plaky, Trello
Conciliación, control del tiempo	Clockify
Programación de reuniones y eventos	Calendly, Google Calendar
Manejo de información de trabajo, toma de notas	Evernote, Google Keep
Gestión de muchos contenidos en línea	Bolsillo

Por último, ten en cuenta algunas de las características clave que debe tener una buena aplicación de organización y que deben facilitar la elección final

• Tiene un diseño y una interfaz de usuario atractivos,
• Es sencillo e intuitivo,
• No tiene una curva de aprendizaje pronunciada,
• Es altamente personalizable, 
• Es interesante y divertido, y
• Tiene una versión móvil.

💡 GUUGLE PRO TIP

Echa un vistazo a esta entrada de blog para aprender consejos útiles sobre cómo organizar tu vida laboral:

• Cómo mantenerte organizado en el trabajo: los 33 mejores consejos.

Encuentra la app de organización perfecta para ti

En esta entrada del blog, he cubierto las mejores aplicaciones de organización gratuitas para aumentar tu productividad en 2025.

Después de probar todas estas herramientas, me sorprendió el amplio espectro de funcionalidades que ofrecen, que van desde simples listas de tareas, todo el camino hasta más complejas características de gestión de proyectos. 

Aunque las distintas herramientas cubren diferentes aspectos de la organización, mi consejo final es que siempre pruebes varias herramientas y encuentres la que mejor se adapte a ti y a tus necesidades. 

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