15 mejores aplicaciones de productividad probadas y analizadas

¿Le cuesta hacer las cosas? ¿Se distrae con facilidad y necesita más concentración?

Realizar tareas de forma más eficaz es probablemente algo por lo que todos nos esforzamos. Tanto en la vida profesional como en la personal, ser productivo es fundamental para nuestra sensación de logro;

Sin embargo, la productividad es un concepto complejo que requiere que seamos:

• Organizados, 
• Centrado, 
• Orientados a objetivos, y
• Comunicadores eficaces.

Sólo cuando se cumplen todos estos criterios podemos alcanzar una verdadera productividad.

Así que, con todo esto en mente, he elaborado cuidadosamente una lista de las 15 mejores aplicaciones de productividad que yo misma he probado;

Siga leyendo para saber para qué es mejor cada uno de ellos.

Las 15 mejores apps de productividad

Estas 15 apps de productividad se han ganado un puesto en mi lista.

App	Mejor para	Plan gratuito	Precio más bajo	Disponible para
Plaky	Cómo organizar el flujo de trabajo	✓	3,99 $/asiento/mes	web, iOS y Android
Ayoa	Una representación visual de las tareas	✓	12 €/mes	web, macOS, Windows, iOS, Android
Flown	Enfoque	✓	18 €/mes	web, aplicación web progresiva
Sunsama	Cómo lograr el equilibrio entre la vida laboral y la personal	(14 días de prueba gratuita)	16 $/mes	web, macOS, Windows, iOS, Android
Workona	Cómo organizar tus pestañas	✓	7 $/mes	web (Chrome, Firefox y Edge), iOS, Android
TickTick	Hacer malabares con diferentes tareas	✓	Menos de 3 dólares al mes (se factura anualmente)	web, Linux, Windows, Apple Watch, iOS, Android y macOS.
Habitica	Gamificación de la carga de trabajo	✓	4,99 $/mes	web, macOS, Linux, Windows, Android e iOS
Milanote	Organización de proyectos creativos	✓	9,99 $/mes	web, iOS, macOS, Windows, Android
Pumble	Comunicación eficaz	✓	2,49 $/plaza/mes	web, macOS, Windows, Linux, Android e iOS.
Todoist	Hacer listas de tareas pendientes	✓	4 $/mes	web, Windows, Linux, macOS, iOS y Android
Noción	Organización personal	✓	10$/asiento/mes	web, macOS, Windows, iOS, Android
Asana	Fijación de objetivos y elaboración de informes	✓	10,99 $/usuario/mes	web, macOS, Windows, Linux, iOS, Android
monday.com	Seguimiento fluido de los progresos	✓	9 €/plaza/mes	web, Android e iOS
Clockify	Seguimiento del tiempo	✓	3,99 $/plaza/mes	web, macOS, Windows, Linux, iOS, Android
Wrike	Automatización del flujo de trabajo	✓	10$/asiento/mes	web, Android, iOS, Windows y macOS

1. Plaky - lo mejor para organizar tu flujo de trabajo

Plaky es un software de productividad de equipos perfecto para batallar con las tareas diarias y mantenerlas en línea;

Esta app de productividad también agiliza la comunicación de tu equipo, haciendo más fácil para todos combatir la desorganización en el trabajo.

Disponible para: web, iOS y Android.

Los planes de Plaky	Precios de Plaky
Gratis	$0
Pro	3,99 $/plaza/mes*.
Empresa	8,99 $/plaza/mes*.

*facturación anual

Ventajas de usar Plaky para la productividad

Hacer un seguimiento de tu trabajo se convierte en una brisa cuando usas Plaky;

Encontré los tableros de Plaky especialmente prácticos, ya que ofrecen todo lo que necesitas en un solo lugar. Así, puedes fácilmente: 

• No pierdas de vista tu trabajo,
• Controla el progreso de cada tarea implicada, y
• Comunicarte y colaborar con tus compañeros de equipo en la sección de comentarios

Hay un pequeño detalle que me encanta de la sección de comentarios: puedes reaccionar a los comentarios con emojis. Esta función te ayuda a ahorrar tiempo y a evitar la sobrecarga de mensajes: un simple pulgar hacia arriba es suficiente para mostrar a las otras partes que has visto el mensaje y que estás de acuerdo con él. Al fin y al cabo, una imagen -a veces incluso un emoji- vale más que mil palabras. 

Otra función que me ha llamado la atención es la posibilidad de dividir el flujo de trabajo en tantas tareas diferentes como sea necesario, cada una con sus propios plazos, asignados, nivel de prioridad, etc., mediante elementos.

Desde hace poco, puedes incluso desglosar los elementos en subelementos, lo que hace casi imposible que te olvides de ninguna tarea.

Prueba Plaky para mejorar tu productividad

Además, Plaky ofrece 3 vistas de tablero diferentes:

• Vista de tabla - mi favorita personal, ya que me permite obtener rápidamente una visión general de todas mis tareas,
• Vista Kanban - especialmente útil para visualizar cómo progresan tus tareas (Por hacer, En curso, Atascado y Hecho), y
• Vista de gráfico de Gantt - que te ofrece una visión clara del progreso de tu proyecto.

Contras del uso de Plaky para la productividad

En mi opinión, el único inconveniente de Plaky es la falta de integraciones. Por el momento, sólo se integra con Clockify, que permite una experiencia más fácil de seguimiento del tiempo;

¿Qué hay de nuevo en Plaky?

Aparte de los subítems, Plaky ha añadido recientemente la opción de coloreado condicional, que te ayuda a ordenar tus datos codificándolos por colores. Esto mejora el análisis visual de la información crucial, aumentando así la eficiencia.

2. Ayoa - lo mejor para una presentación visual de las tareas

Ayoa es un software de mapas mentales especialmente útil para las personas de tipo visual, ya que ofrece una alternativa más económica y práctica que hacer mapas mentales en papel. 

Esta herramienta es muy útil para organizar tus proyectos y aumentar tu productividad.

Disponible para: web, macOS, Windows, iOS, Android.

Los planes de Ayoa	Precios de Ayoa
Gratis	€0
Ultimate	12 euros/usuario/mes*.

*facturado anualmente

Ventajas de utilizar Ayoa para la productividad

Cuando era estudiante, me topé con Tony Buzan y The Mind Map Book y quedé prendado del concepto.

Básicamente, un mapa mental es un tipo de diagrama. Escribes un tema central y añades ideas relacionadas para organizarlas mejor visualmente y que sean más fáciles de recordar. En concreto, tengo que agradecer a los mapas mentales que aprobara mi examen de Gramática en el primer año de mis estudios de Inglés - esos adjuntos no tenían nada que envidiar a mis habilidades para anotar en mapas mentales. 

Por eso, un tiempo después, decidí darle una oportunidad a Ayoa a la hora de abordar mis tareas laborales. Y, debo admitirlo, esta herramienta no me ha decepcionado.

Ayoa te permite crear tus propios mapas mentales desde cero o utilizando plantillas preexistentes. La interfaz en sí es bastante sencilla e intuitiva.

Tienes a tu disposición varias herramientas para elaborar mapas mentales, lo que hace que organizar tareas sea divertido. Así que, para aquellos que prefieren representaciones coloridas y orgánicas de tareas o proyectos, esta es una buena manera de organizar su carga de trabajo.

También me gusta el hecho de que Ayoa es inclusiva para personas neurodivergentes. En concreto, esta aplicación ofrece modo dislexia, en el que los mapas cambian de color para facilitar la lectura;

En general, estoy satisfecho con el flujo de trabajo que ofrece Ayoa.

Contras de usar Ayoa para productividad

La principal desventaja de usar Ayoa para mí fue el hecho de que el plan gratuito ofrece opciones bastante limitadas;

Por ejemplo, puedes hacer tus propios mapas mentales, pero no puedes generarlos a partir de textos o vídeos ya existentes. Los importadores basados en IA solo están disponibles tras contratar un plan de pago;

¿Qué hay de nuevo en Ayoa?

Ayoa ha permitido recientemente a sus usuarios premium importar sus documentos, vídeos de YouTube, audio, imágenes, notas adhesivas y PDFs y dejar que los importadores de IA hagan su magia transformando estos datos en mapas mentales.

3. Flown - lo mejor para concentrarse

Flown es una herramienta de productividad que permite trabajar virtualmente con otras personas en grupos de tamaño pequeño o mediano.;

Esta aplicación te ofrece sesiones con un facilitador llamado Flown, en las que puedes meditar y practicar la concentración con otros participantes.

Disponible para: web, como Progressive Web App.

Planes de Flown	Precios de Flown
Gratis	€0
Afiliación mensual	24 euros/mes (facturación mensual)
Afiliación anual	18 euros/mes (facturación anual)
Afiliación de por vida	860 euros (facturados una vez)

Ventajas de utilizar Flown para la productividad

Flown es especialmente útil para los procrastinadores y las personas con TDAH. Como suelo pertenecer al primer grupo, he participado en un despegue en grupo de Flown a través de Zoom, con otros compañeros procrastinadores.

Un facilitador nos ha guiado a través de una meditación guiada, pidiéndonos que nos centráramos en la procrastinación. Aunque no es algo que pueda practicar con regularidad, este método de concentración ha sido un complemento útil a mis intentos habituales de seguir siendo productivo.

Otro aspecto práctico de todo este concepto es introducir "dobles corporales": personas que trabajan a tu lado, virtualmente o en persona.

La ciencia dice que imitamos los comportamientos que vemos. Así, cuando vemos a otras personas trabajando, tendemos a trabajar también. Por eso, en Flown hay un "drop-in", un espacio de co-working silencioso durante todo el día al que puedes unirte en cualquier momento.

Además de participar en sesiones de co-working como forma de combatir la procrastinación, los demás te hacen responsable de tu trabajo porque fijas tus intenciones al comienzo de tu jornada laboral.

Para mí, resultan especialmente atractivas las pequeñas reacciones en forma de emojis, que utilizas para animar a los demás a cumplir las intenciones fijadas;

La interfaz de Flown también es bastante limpia y fácil de usar. Además, dispone de un calendario en el que puedes consultar las próximas sesiones y elegir las que prefieras.

Contras de utilizar Flown para la productividad

Puede que esta aplicación no sea para todo el mundo, ya que puede resultar un poco abrumadora. Mientras la usaba, a veces me parecía que tenía otra tarea más (en la que fracasaba);

Sin embargo, tal vez se adapte a las necesidades de las personas con TDAH, como atestiguan con orgullo los usuarios de Flown con esta afección.

¿Qué hay de nuevo en Flown?

No hay noticias sobre el desarrollo reciente de esta app.

4. Sunsama - lo mejor para lograr un equilibrio entre trabajo y vida personal.

Sunsama es una app de productividad que promueve un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal ayudándote a priorizar tus tareas. 

Esta herramienta ofrece una interfaz limpia con pocas distracciones, lo que le permite centrarse en lo que importa: sus tareas laborales diarias.

Disponible para: web, macOS, Windows, iOS, Android.

Planes de Sunsama	Precios de Sunsama
Gratis	n/a
Suscripción anual	16 $/mes (facturación anual)
Suscripción mensual	20 $/mes (facturación mensual)

Ventajas de utilizar Sunsama para la productividad

Sunsama es una aplicación que no te distraerá de tu trabajo. Ofrece una interfaz sencilla y fácil de usar. Para los que necesiten ayuda para empezar, hay una guía rápida;

Esta herramienta te permite concentrarte en tus tareas, de una en una, utilizando el temporizador Pomodoro. Eso es exactamente lo que más me atrajo, ya que a veces me cuesta concentrarme, con todas las distracciones.

También me gustó la función de apagado diario de Sunsama. Con esta función, puedes informar sobre cómo empleas tu tiempo, teniendo en cuenta tanto las actividades personales como las tareas laborales. 

En cuanto a integraciones, Sunsama se integra con los clientes de correo electrónico y calendarios más populares: Google y Outlook.

Contras del uso de Sunsama para la productividad

Si necesitas una herramienta de productividad para un equipo más grande, Sunsama no es la mejor opción para ti. En concreto, cada miembro del equipo que añades cuesta el mismo precio mensual, que es bastante caro para empezar (16 $/mes).

Aparte de eso, tienes que planificar y priorizar tus tareas por ti mismo, ya que Sunsama no ofrece automatización para estas funciones.

Esto puede no ser un problema para aquellos de ustedes que no luchan con la organización, pero puede ser un obstáculo para los menos organizados;

¿Qué hay de nuevo en Sunsama?

El equipo de Sunsama ha añadido recientemente integraciones con Toggl, iCloud y Apple Calendar. 

5. Workona - lo mejor para organizar tus pestañas.

Workona es una excelente opción para mantener tus pestañas en orden;

Esta aplicación te ayuda a categorizar tus pestañas, lo que te facilita la navegación. 

Disponible para: web (Chrome, Firefox y Edge), iOS, Android.

Los planes de Workona	Precios de Workona
Gratis	$0
Pro	7 $/mes
Equipo	8 $/usuario/mes (mínimo 3 usuarios)
Empresa	POA

Ventajas de usar Workona para la productividad

Si eres como yo, ahora mismo tienes unas 44 pestañas abiertas (sí, las he contado). Y, si no te pareces en nada a mí, te resulta muy fácil rebuscar entre ellas. Naturalmente, me emocioné cuando descubrí que había una aplicación que podía solucionar mi adicción a las pestañas;

Workona te permite organizar tus pestañas en espacios, cada uno dedicado a un proyecto de tu elección. Esto, a su vez, le ayuda a centrarse en un proyecto a la vez mediante la apertura de un espacio dedicado a ese proyecto en particular;

Si tienes problemas para encontrar algunas de las pestañas, Workona te ayuda. Hay una opción para buscar en todas tus pestañas, que he utilizado mucho desde que (no tan) inteligentemente nombré todos mis espacios de manera similar;

Contras de usar Workona para la productividad

Durante un minuto, me sentí más organizada que nunca mientras utilizaba Workona, lista para abordar cualquier tarea que requiriera mi atención. Sin embargo, muy pronto, saltar de un espacio a otro se convirtió en algo agobiante. Sentía que perdía el tiempo buscando pestañas;

Otro inconveniente de Workona es que en el plan gratuito sólo tienes 5 espacios de trabajo, y los planes premium son un poco caros.

¿Qué hay de nuevo en Workona?

A principios de este año, Workona introdujo la automatización de proyectos de clientes, que le permite preparar todo para un proyecto de cliente (a través de diferentes aplicaciones) y guardarlo en un solo espacio;

💡Consejo profesional

Si organizar tus pestañas no es suficiente para ti, echa un vistazo a nuestros 33 mejores consejos sobre cómo mantenerte organizado en el trabajo: 

• Cómo mantenerse organizado en el trabajo: los 33 mejores consejos

6. TickTick - lo mejor para hacer malabares con diferentes tareas

TickTick es una herramienta de gestión de tareas fácil de usar, más adecuada para autónomos o pequeñas empresas con necesidades sencillas de gestión de tareas.

Aunque ofrece a sus usuarios un sinfín de funcionalidades, esta aplicación no es tan potente como un software de gestión de proyectos todo en uno;

Disponible para: web, Linux, Windows, Apple Watch, iOS, Android y macOS.

Planes de TickTick	Precios de TickTick
Gratis	$0
Premium (plan anual)	35,99 $ (facturado anualmente)

Ventajas de utilizar TickTick para la productividad

TickTick es fácil de usar y bastante intuitiva. Además de hacer un seguimiento de tus tareas, ya sean profesionales o personales, esta aplicación te ayuda a crear buenos hábitos. Me pareció útil la función de seguimiento de hábitos, ya que me prometí a mí mismo que intentaría llevar una vida más sana;

Otra función práctica son los recordatorios: no tienes que preocuparte por no cumplir los plazos.

También me gusta la refrescante opción "No lo haré", ya que te permite cambiar de opinión después de hacer una lista de tareas pendientes, sin juzgarte. Esta opción es útil para cualquiera que luche contra el perfeccionismo, ya que reduce la presión de tener que hacerlo todo en un momento dado.

Incluso hay una matriz de Eisenhower para aquellos a los que les gusta priorizar sus tareas por urgencia e importancia.

💡Pro Tip

Si necesitas ayuda para priorizar tus proyectos, echa un vistazo a nuestra entrada del blog sobre ese tema:

• La guía definitiva para priorizar proyectos

Contras del uso de TickTick para la productividad

Una de las mayores desventajas, en mi opinión, es que la versión gratuita de TickTick es bastante limitada en sus funcionalidades;

Por ejemplo, la vista Calendario sólo está disponible para usuarios Premium. Lo mismo ocurre con las opciones de ruido blanco Pomodoro, registro de actividad y personalización de filtros.

Por otra parte, mi impresión es que esta herramienta puede ser más adecuada para los usuarios más disciplinados, a diferencia de mí, ya que el propio mantenimiento de las listas de tareas a veces se sentía como una tarea en sí misma.

¿Qué hay de nuevo en TickTick?

TickTick ha añadido recientemente la función Zona horaria adicional, que te permite ver más de una zona horaria en tu calendario.

7. Habitica - lo mejor para gamificar tu carga de trabajo .

Habitica es una app de productividad que utiliza la gamificación para motivarte a hacer tus tareas y crear hábitos 

A medida que avanzas en tu lista de tareas, obtienes puntos de experiencia por hacer las cosas;

Disponible para: web, macOS, Linux, Windows, Android e iOS.

Planes deabitica	Precios deabitica
Gratis	$0
Suscripción de 1 mes	$4.99
Suscripción de 3 meses	$14.99
Suscripción de 6 meses	$29.99
Suscripción de 1 año	$47.99

Ventajas de utilizar Habitica para la productividad

Como he mencionado anteriormente, Habitica te recompensa cada vez que marcas la tarea como realizada, lo que te ofrece una satisfacción inmediata ya que se libera dopamina en tu cerebro.

Así es como te vuelves cada vez más ansioso por cumplir tus tareas y ganar recompensas. Básicamente, engañas a tu cerebro para que sea más productivo;

Además, cuando realizas todas tus tareas del día, ¡asciendes al siguiente nivel!

Otro aspecto genial de Habitica es que cuando necesitas un descanso de tu trabajo, hay toda una comunidad de Habiticanos esperándote para que te unas a sus búsquedas.

Esta puede ser una buena forma de socializar con la gente, especialmente si trabajas desde casa. Puedes comunicarte con personas afines a través del chat y establecer nuevas relaciones.

Contras de usar Habitica para la productividad

Por mucho que me gusten los juegos, en algunos momentos Habitica me resultó un poco abrumador. Me di cuenta de que prefiero algo sencillo que haga el trabajo. Para ser más preciso, algo que haga que yo consiga hacer mi trabajo. ;

Esta aplicación tampoco es adecuada para personas que ya pasan demasiado tiempo jugando a videojuegos y quieren reducir el tiempo frente a la pantalla.  

¿Qué hay de nuevo en Habitica?

En lo que a características se refiere, Habitica no ha cambiado mucho desde hace años. Sin embargo, la app ha mejorado la personalización de avatares, para deleite de sus usuarios.

8. Milanote - lo mejor para organizar proyectos creativos

Milanote es una app de productividad fácil de usar que te permite organizar tus tareas y proyectos en tableros visuales. 

Se adapta especialmente a las necesidades de diseñadores y otros profesionales creativos por su atractivo visual;

Disponible para: web, iOS, macOS, Windows, Android.

Los planes de Milanote	Precios de Milanote
Gratis	$0
Individual (pago por persona)	9,99 $/mes*.
Equipo	49 $/mes (hasta 10 personas) o 99 $/mes (hasta 50 personas)*.

*facturado anualmente

Ventajas de utilizar Milanote para la productividad

Me ha gustado mucho utilizar Milanote para planificar mis tareas semanales porque la identidad visual de la aplicación es muy satisfactoria.

Tienes a tu disposición un montón de plantillas que puedes personalizar a tu gusto. Esta app te permite subir tus imágenes y archivos y organizarlos en el tablero a tu gusto.

Milanote también es práctico para la colaboración y la lluvia de ideas. Puedes dejar comentarios y notas en el cuadro de comentarios de la propia pizarra y colocarlos donde quieras. 

Crear un tablón de ideas también es muy fácil: puedes utilizar plantillas o crear tu propio tablón desde cero. Esta característica es útil si eres un tipo visual que le gusta crear y se beneficia de los tableros de visión;

Contras del uso de Milanote para la productividad

Aparte del elevado precio, otro inconveniente de Milanote es la falta de una vista de calendario. Sería bueno tener una vista de pájaro de las tareas y proyectos mensuales;

¿Qué hay de nuevo en Milanote?

Junto con pequeños retoques, el equipo de Milanote ha mejorado las animaciones de arrastrar y soltar. 

💡Pro Tip

Si eres diseñador y buscas la herramienta perfecta para gestionar tus proyectos creativos, tenemos el artículo perfecto para ti: 

• 9 mejores software de gestión de proyectos creativos para diseñadores

9. Pumble - lo mejor para una comunicación eficaz

Pumble es una herramienta de comunicación en equipo que te ayuda a colaborar eficazmente con tus compañeros;

Ofrece un historial de mensajes, usuarios y canales ilimitados para que tu equipo pueda comunicarse sin problemas.

Disponible para: web, macOS, Windows, Linux, Android e iOS.

Planes de Pumble	Precios de Pumble
Gratis	$0
Pro	2,49 $/plaza/mes*.
Empresas	3,99 $/plaza/mes*.
Empresa	6,99 $/plaza/mes*.

*facturación anual

Ventajas de utilizar Pumble para la productividad

Pumble es genial para la comunicación diaria y sin distracciones con tus compañeros de equipo. He estado usando Pumble durante 3 años, y estoy más que satisfecho con él. 

Si estoy inmerso en un trabajo profundo y no quiero que me molesten, simplemente pongo en pausa las notificaciones durante un par de horas;

Además, mi equipo y yo tenemos nuestras reuniones semanales regulares a través de videollamadas en Pumble. Esto nos permite estar al día de lo que hace todo el mundo, aunque trabajemos a distancia;

Una de mis funciones favoritas de Pumble son los mensajes de audio. A veces es más fácil enviar un mensaje de voz que escribir lo que piensas. Sin embargo, ten en cuenta que se trata de una forma de comunicación un poco menos formal. Si tu empresa fomenta este estilo de comunicación, no dudes en probar esta opción.

Pumble también ofrece integraciones con Gmail, Zapier, GitHub, Calendly, GitLab, Google Calendar, RSS y Zoom, con más por venir en el futuro.

Contras de usar Pumble para la productividad

Aunque Pumble es una gran herramienta de comunicación, tiene un pequeño defecto: le faltan los recibos de lectura;

Estaría bien saber si el destinatario ha visto el mensaje, ya que esto podría incitarle a responder más rápidamente;

¿Qué hay de nuevo en Pumble?

En 2024 Q3, Pumble introdujo su integración con Calendly, GIFs y nuevos temas.

💡Consejo profesional

Una comunicación eficaz es fundamental para la gestión de proyectos. Para saber más sobre este tema, lea el siguiente artículo: 

• ¿Por qué es importante la comunicación en la gestión de proyectos?

10. Todoist - lo mejor para hacer listas de tareas

Todoist es una app de productividad especialmente indicada para hacer un seguimiento de tus tareas, ya sean profesionales o personales. 

Con una interfaz limpia y sin complicaciones, esta herramienta es una buena opción para aquellos que no quieren ser molestados con un diseño demasiado complicado;

Disponible para: web, Windows, Linux, macOS, iOS y Android.

Planes de Todoist	Precios de Todoist
Principiante	$0
Pro	4 $/mes*.
Empresa	6 $/mes

*facturado anualmente

Pros de usar Todoist para la productividad

Me gustó la interfaz limpia de Todoist porque resalta lo importante: tus tareas. También puedes elegir entre 4 temas en el plan gratuito;

Todoist es fácil de usar e intuitivo, por lo que rápidamente entenderás cómo funciona todo. Además, hay etiquetas y filtros que puedes utilizar para organizar mejor tus tareas;

Esta aplicación también te permite priorizar las tareas (como Prioridad 1, 2, 3 y 4) y establecer recordatorios, asegurándote de que no te olvidas de lo que es importante. 

Incluso puedes dividir tus tareas en subtareas y ser tan detallado como quieras en la descripción. Y lo admito: ¡tachar las tareas completadas fue muy satisfactorio!

Contras de usar Todoist para la productividad

Todoist carece de opciones de personalización, por lo que algunos usuarios, entre los que me incluyo, pueden encontrar la interfaz un poco sosa;

La versión gratuita está limitada a 5 proyectos personales, lo que puede resultar deficiente rápidamente;

Además, la vista de Calendario y los recordatorios personalizados sólo están disponibles para usuarios premium.

Qué hay de nuevo en Todoist?

Desde hace poco, puedes sincronizar tus tareas programadas de Todoist con tu calendario de Google.

💡Pro Tip

Si buscas plantillas de listas de tareas gratuitas, no busques más. Te cubrimos las espaldas: 

• 20 plantillas gratuitas de listas de tareas (personalizables e imprimibles).

11. Notion - la mejor para la organización personal

Notion es una app para tomar notas altamente personalizable y perfectamente adecuada para uso personal y empresarial. 

Cargada de plantillas, esta herramienta es una gran solución para la organización personal;

Disponible para: web, macOS, Windows, iOS, Android.

Planes de Notion	Precios de Notion
Gratis	$0
Más	10 $/plaza/mes*.
Negocios	15 $/plaza/mes*.
Empresa	POA

*facturación anual

Ventajas de usar Notion para la productividad

Notion te permite hacer listas de la compra, organizar tus notas y agruparlas como quieras. Es muy personalizable, y esa es una de las cosas que más me gustaron. 

También me resultaron muy útiles las plantillas prediseñadas. Hay para todos los gustos: desde plantillas de seguimiento de gastos y planificación presupuestaria hasta plantillas de seguimiento del estado de ánimo;

Notion también ha introducido una herramienta de IA para aliviar la carga de trabajo de los usuarios, automatizando el flujo de trabajo y proporcionándoles diversas perspectivas. Por ejemplo, si estás utilizando un rastreador de presupuesto, puedes pedirle a la IA que cree una tabla con los gastos mensuales;

Esta app también ofrece integración con herramientas como Google Drive y Trello, entre otras.

Contras de usar Notion para productividad

Uno de los principales contras de Notion es que no ofrece usuarios, equipos o archivos ilimitados. Esto puede suponer un problema para grandes equipos y empresas.

Además, la aplicación móvil es menos intuitiva que la de escritorio, y los usuarios han informado de que se bloquea con frecuencia.

¿Qué hay de nuevo en Notion?

En el último mes, Notion ha añadido una automatización para las notificaciones a través de Gmail. La compañía ha introducido también el nuevo Marketplace, donde puedes listar y vender tus plantillas.

12. Asana - lo mejor para establecer objetivos y elaborar informes.

Asana es una app de productividad que te permite hacer listas de tareas y colaborar con tus compañeros de equipo.;

Esta herramienta está especializada en la gestión de flujos de trabajo, tanto para pequeñas como para grandes empresas.

Disponible para: web, macOS, Windows, Linux, iOS, Android.

Planes de Asana	Precios de Asana
Personal	$0
Inicio	10,99 $/usuario/mes
Avanzado	24,99 $/usuario/mes
Empresa	POA
Empresa	POA

*facturación anual

Ventajas de usar Asana para la productividad

Asana te permite añadir tareas, asignarlas a personas y establecer plazos. Otra ventaja es que puedes seguir fácilmente el progreso de tus proyectos;

Concretamente, en el plan gratuito, tiene las siguientes vistas a su disposición: 

• Lista,
• Tablón y
• Calendario;

Esta aplicación también te permite crear carteras y ver el progreso de tus objetivos. Asana ha introducido perspectivas impulsadas por IA para que todos en la empresa puedan alinearse con los objetivos de toda la empresa;

También me gustaron los paneles de informes, aunque sólo están disponibles en los planes de pago. La opción de panel de control le proporciona una visión clara de las tareas que son:

• Completadas,
• Incompleto, y 
• Atrasado;

Desventajas de usar Asana para la productividad

El mayor inconveniente de usar Asana es el precio: 10,99 dólares al mes por usuario cuando se factura anualmente. Esto puede no ser un problema para las pequeñas empresas, pero podría ser un gran desvío para las grandes empresas;

Además, algunas de las funciones más populares, como los flujos de trabajo automatizados, las opciones de IA y los informes de proyectos, solo están disponibles en los planes pagos.

¿Qué hay de nuevo en Asana?

En el verano de 2024, Asana añadió funciones de IA para ayudar a sus usuarios a trabajar de forma más eficiente. 

💡 Consejo profesional

Comprueba cómo se compara Asana con otras apps de gestión de proyectos: 

• Asana vs monday.com
• Notion vs Asana
• Trello vs Asana
• ClickUp vs Asana

13. monday.com - lo mejor para seguir el progreso sin problemas .

monday.com es una aplicación de productividad que te permite estar al tanto de tus tareas 

Altamente personalizable, esta herramienta le permite crear flujos de trabajo adaptados a sus necesidades y realizar un seguimiento perfecto del progreso;

Disponible para: web, Android e iOS.

Los planes de monday.com	precios demonday.com
Gratis	hasta 2 plazas
Básico	9 euros/plaza/mes
Estándar	12 euros/plaza/mes
Pro	19 euros/plaza/mes
Empresa	POA

*facturación anual

Pros de utilizar monday.com para la productividad 

monday.com tiene una interfaz fácil de usar que te permite personalizarla a tu gusto. Por ejemplo, me gustó la opción de automatización personalizada, ya que a menudo me olvido de mover el elemento Hecho a una columna Terminado. 

También puedes colaborar y comunicarte con tus compañeros de equipo en Asana, lo que también te ahorra un tiempo precioso a la hora de evitar malentendidos. 

Sin embargo, la función que más me ha gustado es el seguimiento del progreso de monday.com. Esta aplicación ofrece diferentes formas de seguir el progreso de tu proyecto, incluida la adición de una columna de seguimiento del progreso.

La barra de progreso muestra el porcentaje de la tarea que se ha realizado, en una vista similar a una pila, lo que es genial para los tipos visuales.

Contras de utilizar monday.com para la productividad

Desafortunadamente, el plan gratuito de monday.com no te permite hacer columnas de Seguimiento del Progreso. Otras columnas, como las de Seguimiento del tiempo, Fórmulas y Archivos, sólo están disponibles en los planes de pago. Y lo mismo ocurre con las automatizaciones;

Otras limitaciones del plan gratuito incluyen un número limitado de tablones, miembros y artículos;

¿Qué hay de nuevo en monday.com?

Recientemente, monday.com ha permitido un acceso más fácil a tus artículos favoritos y ha introducido una pizarra digital colaborativa llamada WorkCanvas.

💡Pro Tip

Si quieres ver cómo monday.com se compara con otras apps de gestión de proyectos, echa un vistazo a los siguientes artículos: 

• Trello vs monday.com
• ClickUp vs monday.com

14. Clockify - la mejor para controlar el tiempo

Clockify es una app de control de tiempo que te ayuda a lograr una mayor productividad mediante el seguimiento del tiempo invertido en tus tareas y proyectos.

Esta herramienta también es útil para realizar un seguimiento de tus horas facturables. 

Disponible para: web, macOS, Windows, Linux, iOS, Android.

Planes de Clockify	Precios de Clockify
Gratis	$0
Estándar	5,49 $/plaza/mes*.
Pro	7,99 $/plaza/mes*.
Empresa	11,99 $/plaza/mes*.

*facturado anualmente

Ventajas de usar Clockify para la productividad

Clockify te permite gestionar eficientemente tus tareas diarias haciendo un seguimiento de cuánto tiempo dedicas a cada una de ellas. Me gusta especialmente la función de tablero de Clockify, ya que me muestra visualmente cómo se utiliza mi tiempo. 

Aunque puedes realizar un seguimiento del tiempo manualmente o iniciando un temporizador, yo prefiero hacerlo manualmente. También puedes categorizar tus tareas en proyectos, lo que te facilita tener una visión clara de tu productividad. 

Otra función útil es que puede realizar un seguimiento de las horas facturables, lo que resulta especialmente práctico para autónomos y contratistas;

La comunicación también es bastante ágil en Clockify, ya que esta herramienta se integra con Pumble, otro producto de CAKE.com. Esto también le ayuda a ser más productivo y no gastar su valioso tiempo en formas menos eficientes de comunicación, como el correo electrónico de ida y vuelta.

Contras de usar Clockify para la productividad 

Aunque Clockify me parece extremadamente práctico para aumentar la productividad, tiene algunas desventajas;

A saber, el plan gratuito se limita a las funciones básicas de seguimiento del tiempo, y no ofrece:

• Funciones de desconexión,
• Establecer recordatorios, o
• Añadir tiempo para otros;

¿Qué hay de nuevo en Clockify?

A partir de octubre de 2024, Clockify ha permitido a sus usuarios ver las cantidades facturables y los costos dentro de un Schedule. 

Además, sus usuarios pueden crear asignaciones dentro de Programaciones de Equipo. 

15. Wrike - lo mejor para automatizar tu flujo de trabajo.

Wrike es una aplicación de gestión de proyectos que le permite ser más productivo mediante la automatización de su flujo de trabajo;

Ofrece plantillas y planos, que te ahorran unos cuantos pasos en tu gestión de tareas.

Disponible para: web, Android, iOS, Windows y macOS.

Planes de Wrike	Precios de Wrike
Gratis	$0
Equipo	10 $/usuario/mes
Empresas	24,80 $/usuario/mes
Empresa	POA
Pinnacle	POA

Ventajas de utilizar Wrike para la productividad

Una parte importante de ser productivo es reducir la comunicación innecesaria y las tareas repetitivas. Esto es exactamente lo que Wrike le ayuda a hacer al permitirle personalizar la automatización de dichas tareas;

La fórmula para la automatización en Wrike es "cuando esto sucede, haz eso". 

Para probar esta función, he creado mi propia regla de automatización - "Cuando el estado cambia, a continuación, enviar un correo electrónico a Gmail";

Esta regla me ayudó a relajarme y a no preocuparme por si mis compañeros de trabajo se perdían algo, ya que sabía que recibirían una notificación por correo electrónico;

Aparte de eso, me gustó la opción de personalizar mi panel de control con widgets (listas de tareas, listas de proyectos, recuentos de proyectos, etc.) y adaptar la aplicación a mis necesidades particulares.

Contras del uso de Wrike para la productividad

Uno de los inconvenientes de utilizar Wrike para automatizar su flujo de trabajo es que el número de reglas de automatización que puede crear es limitado.

Esto puede suponer un problema para aquellos que están abrumados con la gestión de tareas y tienen una necesidad desesperada de automatizar todo lo que puedan.

También me pareció algo difícil navegar por la aplicación;

¿Qué hay de nuevo en Wrike?

En noviembre de 2024, Wrike actualizó su Datahub y mejoró su Dashboard y Timesheet Approvals. 

💡 Consejo profesional

Mira cómo se compara Wrike con otras apps de productividad: 

• Wrike vs Asana
• Wrike vs monday.com

Cómo elegir una app de productividad

Esta misma pregunta me la hice yo cuando empecé a investigar sobre este tema. Así que aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a elegir la mejor app de productividad para ti;

1. Piensa en tus necesidades - ¿Trabajas en una gran empresa? ¿Está creciendo tu empresa? ¿Es la aplicación escalable?
2. Compruebe si la aplicación es fácil de usar, con una curva de aprendizaje rápida - Lo último que necesita es que la gente se frustre con una herramienta demasiado complicada que tienen que aprender a usar;
3. Considera las integraciones que necesitas y elige en consecuencia - Lo mejor es que puedas integrar tu app de productividad con otras herramientas que necesites para colaborar con tus compañeros de equipo.
4. Si ya estás usando una app de productividad, compárala con la que estás considerando usar - Determina por qué no estás satisfecho con la app de productividad actual y encuentra las características que faltan en otra;
5. Investiga las versiones gratuitas de las apps para ver si cubren todas tus necesidades - Si estás buscando una app para uso personal, asegúrate de comprobar las versiones gratuitas de las apps de prospección.  ;
6. Piensa en seguridad y privacidad - Quieres que tus datos estén seguros.   
7. Echa un vistazo a el diseño - Si tienes que mirar esta aplicación todos los días, ayuda si te agrada a la vista. 

Después de tener en cuenta estos 7 consejos, deberías ser capaz de elegir una app de productividad adaptada a tus necesidades.

Aumenta tu productividad con la herramienta adecuada

Mientras probaba diferentes apps de productividad para ayudarte a elegir las mejores del mercado, destaqué sus ventajas y desventajas.;

Todas las aplicaciones que he elegido para probar y reseñar tienen algo en común: su propósito es hacerte más productivo en tu vida diaria ayudándote a organizar y hacer un seguimiento de tus tareas o a estar más concentrado.

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